Cara Membuat Surat Keputusan

Isi surat keputusan :

Surat Keputusan berisi tiga hal pokok, yaitu konsiderans, desideratum dan diktum.

Konsiderans

Konsiderans adalah bagian surat keputusan yang berisi hal-hal yang menjadi pertimbangan pembuatan surat keputusan. Yang dimuat dalam konsiderans adalah nama undang-undang, keputusan terdahulu, peraturan, usul, dan saran yang dirinci kedalam sub topik menimbang, mengingat, membaca, mendengar dan memperhatikan.

Keberadaan konsiderans bagi sebuah surat keputusan bersifat wajib karena dalam konsiderans itulah tertera landasan hukum (statuta) setiap surat keputusan. Isi konsiderans minimal dua, maksimal lima. Dari kelima sub topik tersebut diatas, yang paling penting dan harus dipakai dalam setiap keputusan adalah sub topik menimbang dan mengingat.

Subtopik menimbang berisi hal-hal yang menjadi pertimbangan perlunya dibuat surat keputusan ( to consider = menimbang ). Dalam subtopik menimbang dijelaskan bahwa dengan pertimbangan tertentu perlu ditetapkan keputusan tertentu.

Subtopik mengingat wajib dipakai karena di dalam bagian inilah dituliskan nomor surat pengangkatan pemimpin tertinggi organisasi sehingga memungkinkan baginya mengeluarkan surat keputusan. Surat ( keputusan) pengangkatan pemimpin tertingi itulah yang menjadi salah satu statuta bagi surat keputusan yang akan dikeluarkan itu disamping statuta yang lain, misalnya surat keputusan dan undang-undang yang berkaitan secara langsung dengan topik atau permasalahan yang akan diputuskan. Semua statuta surat keputusan ditetmpatkan dalam subtopik konsiderans mengingat.

Subtopik membaca dicantumkan ketentuan dan peraturan yang tidak berkaitan secara langsung dengan masalah pokok yang menjadi keputusan, namun ketentuan dan peraturan ini diperlukan untuk memperkuat konsiderans sehingga pertimbangan sebelum memutuskan sesuatu menjadi lebih lengkap.

Subtopik mendengar biasanya dicantumkan usul dan saran yan pernah disampaikan oleh pihak tertentu kepada pemimpin tertinggi/pengambil keputusan.

Subtopik memperhatikan biasanya berisi keputusan rapat yang pernah atau yang sengaja diadakan berkaitan dengan permasalahan yang akan dibuat surat keputusan.

Desideratum

Isi surat keputusan yang dinamakan desideratum adalah bagian yang berisi tujuan (untuk apa) surat keputusan itu dibuat. Setiap surat keputusan pasti mengandung tujuan. Tujuan itu dapat satu atau lebih.

Berbeda dengan keberadaan konsiderans yang selalu harus dinyatakan secara eksplisit melalui subtopik yang telah disebutkan sebelum ini, keberadaan desideratum dapat saja secara implisit. Artinya, desideratum dapat berada secara tersirat didalam konsiderans atau didalam diktum, atau didalam konsiderans dan diktum.

Keberadaan desideratum dikatakan tersirat atau implisit karena tidak ada notasi tujuan untuk menendai atau mengawali bunyi desideratum. Namun, tanpa notasi tujuan pun desideratum dengan mudah dapat diketahui. Hal itu tampak pada contoh dibawah ini :

Contoh desideratum dalam konsiderans :

……………. untuk melakukan pembinaan dan bimbingan bagi setiap mahasiswa, perlu diangkat penasihat akademik.

(penerbitan surat keputusan bertujuan untuk mengangkat penasihat akadmik )

Contoh desideratum di dalam diktum :

……………. keputusan in disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

(penerbitan surat keputusan bertujuan meminta pihak tertentu agar mengetahui dan melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya).

Diktum

Diktum adalah bagian surat keputusan yang berisi butir-butir ketetapan. Diktum merupakan isi inti sebuah surat keputusan. Apasaja ayng akan ditetakan oleh pengambil keputusan, semuanya dihimpun dalam diktum.

Teknis penulisan diktum.

Rangkaian diktum diawali oleh subtopik memutuskan yang ditempatkan ditengah kertas ( centering). Subtopik memutuskan harus selalu diikuti oleh kata menetapkan yang merupakan penanda untuk memasuki isi diktum. Kata “penanda” menetapkan tidak ditempatkan ditengah, tetapi dimargin kiri. Setelah itu, barulah dituliskan isi diktum. Bila isi diktum akan dirinci, butir-butirnya diberi kode urutan ( lihat pola surat keputusan ).

Dalam butir 1.1 telah disebutkan bahwa salah satu guna surat keputusan adalah untuk mencabut masa berlaku surat keputusan terdahulu. Kiranya perlu diketahui bahwa isi sebuah surat keputusan hanya dapat dibatalkan atau dicabut dengan menerbitkan surat keputusan yang baru. Hal itu berarti peluang untuk membatalkan isi sebuah surat keputusan harus terdapat dalam setiap surat keputusan. Dengan demikian, isi setiap  surat keputusan tidak akan berlaku abadi. Ketentuan yang mengatur hal yang sangat penting itu disebut arbitrase yang berarti ‘perwasitan’ atau ‘penyelesaian’. Karena dahulu isi surat statuta umumnya dibuat dalam pasal-pasal, maka pasal yang berisi ketentuan ‘arbitrase’ itu disebut pasal arbitrase . Pasal atu butir surat keputusan yang berfungsi sebagai pengaman itu ditempatkan dalam diktum. Perhatikan bunyi diktum yang memuat pasal arbitrase di bawah ini :

Contoh :

Keputusan in mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan apabila ternyata kemudian hari terdapat perubahan, maka surat keputusan ini akan ditinjau kembali.

Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan, maka Surat Keputusan ini akan diubah dan diperbaiki sebagaimana mestinya.